Column社員コラム
生成AIを業務で使うとき、多くの企業が最初に迷いやすいのが「何を入力してよいのか」という点です。
文章のたたき台を作る、情報を整理する、会議メモを要約するといった使い方は身近になっています。
一方で、顧客情報や社内資料を入力してよいのかと不安に感じる場面もあります。
実際には、利用するAIサービスの契約内容、データの取り扱い、管理機能、社内のセキュリティ対策によって、扱える情報の範囲は変わります。無料で使える個人向けサービスと、企業向けに管理された環境では、前提が異なります。
生成AIの活用を進めるうえで大切なのは、不安があるから使わないことではありません。
自社が実現したい目的に応じて、どのような情報を扱う必要があるのか、そのためにどの程度のセキュリティ対策が必要なのかを整理することです。
本記事では、中小企業が生成AIを業務で活用する前に決めておきたい情報管理ルールと、利用環境に応じた考え方を整理します。情報管理ルールを整えることは、5つの行動の「セキュリティ確保」に繋がります。
「5つの行動」の詳細はこちら
目次
セキュリティ確保は、生成AIの活用を狭めるためのものではない
生成AIのセキュリティというと、「入力してはいけない情報を増やすこと」「利用を制限すること」と受け取られる場合があります。
しかし、本来の目的は、生成AIの活用を狭めることではありません。
安心して業務に使える状態をつくり、必要な範囲で活用を広げていくことです。
ルールがない状態では、現場は判断に迷います。
顧客名を入れてよいのか、社内資料を要約させてよいのか、商談内容をもとに提案文を作ってよいのか―こうした判断が担当者ごとに分かれると、積極的に使う人と、不安で使えない人に分かれてしまいます。
一方で、すべてを禁止すると、生成AIの活用は表面的な文章作成にとどまりやすくなります。
現在の生成AI活用は、文章の作成支援だけではありません。AIエージェントを使い、複数の情報を参照しながら業務の一部を代替したり、作業を効率化したりする段階へ進んでいます。
そのような活用を考えるなら、情報を扱わない前提だけでは不十分です。
どの情報を、どの環境で、どこまで扱えるようにするのかを設計することが必要です。
まず確認したいのは、利用するAI環境の前提
生成AIに入力できる情報の範囲は、利用環境によって変わります。
たとえば、個人が無料版のAIサービスを任意で使っている場合と、会社が法人契約を行い管理機能やセキュリティ設定を整えた環境で使う場合では、判断基準が異なります。
最初に確認したいのは、次のような点です。
- 入力したデータがどのように扱われるか
- 入力データが学習や改善に利用される可能性があるか
- 管理者が利用状況を把握できるか
- 利用できるユーザーを制限できるか
- データの保存、削除、アクセス管理に関する条件はどうなっているか
- 自社のセキュリティ基準や顧客との契約条件に合っているか
この確認をせずに、単に「便利だから使う」と進めるのは危険です。
一方で、確認しないまま「情報は一切入力できない」と決めてしまうと、活用できる範囲を必要以上に狭めてしまいます。
重要なのは、利用するAI環境の前提を確認したうえで、扱える情報の範囲を決めることです。
無料ツールや個人利用では、入力情報を厳しく制限する
生成AI活用を始める段階では、無料使用できるツールや個人向けサービスを試すこともあります。
ただし、無料で使用できるツールや個人利用の環境では、会社として管理しにくい場合があります。
誰がどのツールを使っているのか、入力データがどのように扱われるのかを十分に把握できないまま使われる可能性があります。
そのため、無料版や会社が管理していない環境では、入力情報を厳しく制限することが基本です。
たとえば、次のような情報は入力しないルールにしておく方が安全です。
- 顧客名、担当者名、連絡先などの個人情報
- 取引先名、商談内容、契約条件、見積内容
- 未公開の売上情報、経営計画、事業戦略
- 社外秘の資料、提案書、技術情報、業務マニュアル
- 自社独自のノウハウや機密性の高い情報
この段階では、実名や具体的な数値を伏せる、架空の情報に置き換える、内容を一般化するなどの対応が有効です。
無料版や個人利用では、「実際の業務データを扱う」のではなく、使い方を理解する、文章の方向性を試す、一般的なアイデアを出すといった用途に限定する方が現実的です。
管理された環境では、扱える情報の範囲を広げられる
一方で、会社として契約し、一定のセキュリティ要件を満たした環境を整えれば、扱える情報の範囲を広げられる場合があります。
たとえば、法人向けのAIサービスや、自社のセキュリティ基準に合った環境を利用することで、社内情報や取引先に関する情報を業務上必要な範囲で扱える可能性があります。
もちろん、その場合でも何でも自由に入力してよいわけではありません。
契約内容、利用規約、データ保護の仕組み、アクセス権限、ログ管理、社内ルールを確認したうえで、扱える情報の範囲を決める必要があります。
ここで大切なのは、情報の種類だけで判断しないことです。
同じ「取引先に関する情報」でも、無料のAIサービスにそのまま入力する場合と、会社が管理する環境で権限や契約条件を整えた状態で扱う場合では、リスクの大きさが異なります。
つまり、生成AIのセキュリティ確保では、「この情報は入力できるか、できないか」だけでなく、「どの環境なら扱えるのか」「どの用途なら扱えるのか」「どの確認を入れれば使えるのか」をセットで考える必要があります。
目的から逆算して、必要なセキュリティレベルを決める
生成AIを本格的に活用するなら、最初に決めるべきなのはツールではありません。
自社が生成AIで何を実現したいのかです。
たとえば、社内文書のたたき台作成だけであれば、扱う情報を一般化し、入力情報を制限した運用でも始めやすいでしょう。
一方で、問い合わせ対応の効率化、営業資料作成、社内ナレッジ検索、AIエージェントによる業務支援などを考える場合は、実際の業務データや社内情報を扱う場面が増えます。
その場合、無料ツールや個人任せの利用では限界があります。
扱う情報の範囲に応じて、法人向けサービスの利用、アクセス権限の管理、ログの確認、利用ルールの整備、社内教育などを組み合わせる必要があります。
生成AI活用では、目的とセキュリティ対策を切り離して考えるべきではありません。
- どの業務を効率化したいのか
- どの情報を扱う必要があるのか
- その情報を安全に扱うにはどのような環境が必要なのか
この順番で整理することで、活用範囲を無理なく広げやすくなります。
AIエージェント活用では、情報管理の重要性がさらに高まる
生成AIの活用は、文章作成や要約だけにとどまりません。
最近では、AIエージェントと呼ばれる仕組みを使い、業務の一部をより自動的に進める活用も広がっています。
AIエージェントとは、あらかじめ与えられた目的に沿って、必要な情報を参照したり、作業の手順を考えたりしながら業務を支援する仕組みです。
AIエージェントの活用例には、「社内資料を検索して回答案を作成する」、「顧客からの問い合わせ内容を分類する」、「営業活動に必要な情報を過去の実績などから整理する」、「定型的な報告書の下書きを作る」といった使い方が挙げられます。
単に文章を作るだけでなく、複数の情報をもとに業務の流れを支える点が大きな特徴です。
AIエージェントを活用する場合は、AIに扱わせる情報の量や範囲が広がります。
そのため、単に「入力しないようにする」だけでは実務に合わなくなります。
AIエージェントを業務に組み込む場合は、次のような視点が必要です。
- AIエージェントがアクセスできる情報の範囲
- 実行してよい作業と、禁止する作業
- 人の承認を必要とする場面
- 操作履歴や判断過程を確認できる仕組み
- 誤った処理が起きたときの修正方法
AIに多くの情報や操作を任せるほど、事前の設計が重要になります。
活用範囲を広げるには、情報管理、権限管理、確認体制を合わせて整える必要があります。
社内で最低限決めておきたい5つのルール
生成AIを安全に使うために、最初から細かい規程を作り込む必要はありません。
まずは、現場が迷わず使うための基本ルールを決めることが大切です。
1. 利用するAI環境
まず、会社として利用を認めるAIサービスや環境を決めます。
無料ツールの利用は試用目的に限定する、業務利用は法人契約の環境に限定するといったように線引きを明確にしましょう。
ここが曖昧なままだと、社員ごとに使うツールが分かれ、情報管理が難しくなります。
2. 扱ってよい情報の範囲
次に、利用環境ごとに扱ってよい情報を決めます。
たとえば、「無料ツールでは、個人情報や取引先情報、機密情報を扱わない」「会社が管理する環境では、契約内容や社内ルールに基づき、業務上必要な範囲で扱える情報を決める」といったように環境ごとに基準を分けると、現場も判断しやすくなります。
3. 利用してよい業務範囲
生成AIをどの業務で使ってよいのかも決めておく必要があります。
社内向け文章のたたき台作成、議事録やメモの整理、情報収集の下調べなどは、比較的始めやすい用途です。
一方で、契約判断、対外公表の最終判断、顧客対応の自動実行などは、確認体制や権限管理を整えたうえで慎重に扱う必要があります。
4. 出力内容の確認方法
生成AIが作成した文章や要約を、誰がどのように確認するのかを決めます。
特に外部に出す内容は、事実関係、表現、数値、固有名詞を人が確認する前提にします。
AIエージェントを活用する場合も、どの作業は自動化でき、どの作業は人の承認を必要とするのかを決めておくことが重要です。
5. 相談・確認の窓口
使ってよいか迷ったとき、誰に確認すればよいのかを決めておきます。
相談先がないと、現場は自己判断で進めるか、不安を感じて使わなくなるかのどちらかになりやすくなります。
確認できる窓口や担当者を決めておくことで、活用を止めずに安全性を保ちやすくなります。
厳しすぎるルールでは、活用が進まない
安全に使うためのルールは必要です。
ただし、ルールを厳しくしすぎると、生成AIの活用は進みにくくなります。
たとえば、すべての利用に承認が必要になったり、入力できる情報が極端に限定されたりすると、現場は使う前に手間を感じてしまいます。
その結果、導入しても使われない、または会社のルール外で個人利用されるといった状態につながる可能性があります。
重要なのは、リスクを避けることと、業務で使いやすい状態を両立させることです。
最初から完璧なルールを作ろうとするよりも、目的や利用環境に応じて、基本ルールから整えていく方が現実的です。
実際の利用状況を見ながら、入力ルール、確認方法、対象業務、利用環境を見直していくことで、無理のない形で安全性を高められます。
まとめ｜利用環境に合わせたルールづくりが、活用範囲を広げる
生成AIを業務で使ううえで、情報管理ルールは後回しにできません。
ただし、それは生成AIを使わないための理由ではありません。
何を入力しないかを決めるだけでなく、どの環境ならどの情報を扱えるのか、どの業務なら活用できるのかを整理することが重要です。
無料ツールでは入力情報を厳しく制限する一方で、会社として管理された環境を整えれば活用できる業務や扱える情報の範囲を広げられる場合があります。
生成AIを活用するうえで重要なのは、一律に禁止することでも、何でも自由に使うことでもありません。
実現したい目的を決め、その目的に合ったセキュリティ対応を整えることです。
安全に使える環境が整えば、生成AIは文章作成の補助だけでなく、業務そのものを支える手段として活用しやすくなります。
次回は、業務プロセス見直しをテーマに、生成AIを業務の中で活かすために、現状業務をどのように見直すべきかを解説します。