Case事例紹介
（本件は太田社長のリーダーシップのもと、ご自身で行われた事例です）
浜商事株式会社
代表者名： 太田 守久様
事業内容： 農業資材及び包装資材の総合商社。
栽培システムの販売や提案も行っている。
静岡県掛川市にある浜商事株式会社は、農業資材や包装資材を扱う商社。農業分野では設計から設置、運用までトータルで栽培システムを提案しています。浜商事株式会社では４〜5年前から太田社長の主導によりDXに取り組まれてきました。スピード感ある取り組みとトップのコミットメントにより社内への浸透が成功しています。多くの企業がDXに課題を抱える中、太田社長と事務担当の柴田さんにヒントとなるお話を伺いました。
大量にある書類管理からの解放
太田社長（以下敬称略）： 従前から、紙の管理は課題だと思っていました。当社では1件の見積もりが20枚になることも多く、大量の書類が書庫に保管されていました。ちょうど社屋の建て替え、引越しというきっかけもあり、この大量の紙を新しい社屋に持ち込みたくないと思ったんです。そんな時、たまたま知り合いの会社でペーパーレス化に成功した企業があり、その社長の「紙のある時代にはもう戻れない」という話を聞き、エンジンがかかりました。
もちろん、デジタル化、DXという世の中の動きがあったことは意識していましたが、私自身もデジタルに強いわけではないし、社内ではDXって何？という人も多かったという状況でした。
太田： きっかけがペーパーレス化をしたいということだったので、初めは書類を電子化するところから始めました。電子化するとモニター画面の限られたスペースの中で複数の書類を広げて見ることになり、少し不便を感じたので全員にモニターを一台追加し、デュアルモニターの環境を整えました。やるなら中途半端ではダメだと思っていたため、その辺りは一気に進めましたね。
現在は、書類の管理に「ドキュワークス」、社内管理や共有に「kintone」と「弥生会計」、共有と保管に「DropBox」を使っています。初めからこんなに色々なツールを使っていたわけではなく、一つずつ自社に必要なものを増やしていった形です。DXのためのツールもたくさんあってどれを使うか迷いましたが、専門家のアドバイスも受けながら自社で扱えそうなものを選んでいきました。
ツールの使い方については、社員に講習会に出てもらい、少しずつ習得してもらいました。私は「こんなことができたら便利だよね」というゴールイメージを伝えるのですが、その社員が自分でも調べながら自社に合わせた仕組みを作ってくれます。また、一度作った仕組みも、使いながらうまくいかない部分は、修正したり順番を変えたりと改善は繰り返しています。やりながら改善していけるのはデジタルの良いところだと思います。
太田： 今でも継続して様々なものを電子化しています。小さなところでは、工具の貸し借りの申請などもデジタル化。これまでは紙に書いて事務所に出す必要がありましたが、現在はスマホからできるので、外回りする営業担当でも外から申請ができます。会議資料やセミナー資料もタブレットやパソコンで見るようになりました。その資料にメモできるアプリを社員が見つけてきて提案してくれたりと、現場からアイデアも出てきています。
意識の変化やリスクマネジメントとしても有効
太田： まず、当初の課題だった紙の消費量が大きく減りました。お客様にお渡しするもの以外、ほとんど紙は使いません。会議資料を紙で出すのも悪ではないか？と感じるようなってきて、会社全体の意識が変わったと思います。当然、用紙やプリントのコストが大幅に削減できました。
また、デジタルで決まったところに保管し、順に処理する仕組みになっているので、見積もりや納品書などの書類もなくす、探す、どこかの工程で止まっている、ということがなくなりました。書類の回覧も以前より早く、スムーズになりました。
さらに、「情報共有」の面ではコロナ禍でその成果を発揮しました。誰がいつ休むことになるかわからないという状況で、実際に休む人が出ても、業務に関連するデータはDrop Boxに入っているので誰でも確認することができます。仕事を止めることなく進められるというのは大きな価値があります。
経営面では、案件管理が可視化されて、どのくらい仕事が動いているかわかるので、見通しが付けやすくなりました。会社を俯瞰でき、事業計画や目標も立てやすくなります。本当にさまざまな面でメリットがありますね。
効率化が第一目的ではなく、新しいことに取り組む意識を
太田： 毎年初めにビジョンなどを話しているのですが、その年は、「DXを会社としてやっていく」ことを宣言。「新しいものへの取り組みが商売にもつながるはずだ」ということを伝えました。農業の世界でもテクノロジーはどんどん進化していきます。パソコンを使って遠隔操作するものも増えています。進化したものをお客さまに提案していくためには、まずは自分達から先端のものを取り入れていかないといけないはずだと。単にDXの目的を「効率化」にしていたら、会社全体が動かなかったかもしれません。
太田： 意外となかったですね。逆に、どうやってやるんですか？と前向きに取り入れようと、聞いてきてくれることが多かったです。どうしてもデジタルが苦手な社員もいますが、基本的にはより便利で仕事をしやすくするためのものなので、理解してもらうことはできると思います。
DXの取り組みを進めている中で、社内でDXに限らず新しいことをやりたいという話が増えた気がします。初めの宣言は、新しいことに取り組む意識付けにもなったのではないかと思っています。
より便利に、より良い仕事環境を目指して
柴田： 新しくデジタル化に取り組むことに対して抵抗はあまりなかったです。今までのやり方がアナログだな、もっと効率よくできないかなと思う部分は多くあったので。ただ、やはり最初は難しかったです。ツールの講習を受けながら覚えたのですが、今まで私は脳みそを使っていたのかなと思うぐらいすごく考えました（笑）
柴田： 実際にデジタルを入れてみて、事務系の管理はかなり楽にはなりました。今までは社員一人ひとりに確認しないといけなかったものが一眼でわかり、漏れがなくなりました。普段不便だなと思っていることを徐々にデジタル化していっています。
もちろんデジタルが苦手な社員もいて、これまで通りやっているケースもあります。でも、みんなが使ってくれないと情報共有も不完全になりますし、使えば明らかにスピードも速く仕事もしやすくなると思っているので、ツールを使ってできることや方法を教えたり、うまく回らない場合はカスタマイズしたりもします。プリンターが動くことに目を光らせたりも（笑）。より仕事がしやすくなり、さらにお客様への良い提案につながることを目指してやっているので、使ってもらう努力は結構粘り強くやっているつもりです。
